213/2009. (VI.30.) számú önkormányzati határozat
Kisújszállás Város Önkormányzata Közbeszerzési Szabályzatának elfogadására
1. Kisújszállás Város Önkormányzatának Képviselő-testülete úgy dönt, hogy Kisújszállás Város Önkormányzatának a 156/2005. (IV. 28.) számú határozatával elfogadott Közbeszerzési Szabályzatát hatályon kívül helyezi, ezzel egyidejűleg jelen határozat mellékletét képező Közbeszerzési Szabályzatot elfogadja.
2. Jelen határozat mellékletét képező Szabályzat elfogadása napján lép hatályba, vonatkozó rendelkezéseit a folyamatban lévő ügyekre is alkalmazni kell.
Erről értesül:
1. Kecze István polgármester
2. Dr. Kittlinger Ilona címzetes főjegyző
3. Polgármesteri Hivatal Városfejlesztési Osztálya
4. Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztálya
5. Polgármesteri Hivatal Építési és Városüzemeltetési Osztálya
A 212 /2009. (VI.30.) számú önkormányzati határozat melléklete
KISÚJSZÁLLÁS VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK
KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA
Kisújszállás Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 6.§-a alapján Kisújszállás Város Önkormányzata (a továbbiakban: Önkormányzat), az Önkormányzat Polgármesteri Hivatala (a továbbiakban: Hivatal), valamint az Önkormányzat költségvetési szervei (a továbbiakban: Intézmények), mint ajánlatkérők által lefolytatott közbeszerzési eljárások eljárási rendjének megállapítására a következő határozatot hozza:
I. Általános rendelkezések
1. A Szabályzat célja
Jelen Szabályzat célja, hogy részletesen meghatározza az Önkormányzat, a Hivatal és az Intézmények közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének eljárási és felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét.
2. A Szabályzat hatálya
2.1. A Szabályzat hatálya kiterjed az Önkormányzat, a Hivatal, valamint az önállóan működő Intézmények (a továbbiakban együtt: ajánlatkérők) a különböző közbeszerzési tárgyakra (árubeszerzés, építési beruházás, szolgáltatás megrendelése, építési koncesszió, szolgáltatási koncesszió) a Kbt-ben, illetve az éves költségvetési törvényben meghatározott értékhatárt elérő beszerzéseire, tervpályázati eljárásaira.
2.2. A közbeszerzési eljárásban részt vevő szervezetek és személyek:
• Az ajánlatkérő nevében eljáró szervek vagy személyek (Képviselő-testület, jegyző, intézményvezető),
• Közbeszerzési Bizottság,
• Közbeszerzési referens,
• közösségi értékhatárokat elérő, vagy meghaladó értékű közbeszerzések esetén, valamint a Kbt.-ben meghatározott egyéb esetekben Hivatalos közbeszerzési tanácsadó (Kbt. 9., 11. §),
• közbeszerzés tárgyától függően egyéb szakértő.
2.3. A 2.2. pontban meghatározott szervezetek vagy személyek kötelesek eljárásuk során a jelen szabályzatban szabályozott, illetve nem szabályozott kérdésekben a Kbt., illetve a vonatkozó közbeszerzési jogszabályok rendelkezéseit szigorúan betartani.
2.4. Az Intézmények a jelen Szabályzatban nem érintett kérdéseket a Kbt. 6. §-a alapján önálló közbeszerzési szabályzatukban szabályozzák.
3. Hatáskörök és feladatok
3.1. Az ajánlatkérők nevében
• Kisújszállás Város Önkormányzata közbeszerzési eljárásai esetén a Képviselő-testület dönt,
• Kisújszállás Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala közbeszerzési eljárásai esetén, feltéve, hogy a beszerzéssel összefüggő költségvetési előirányzattal a Hivatal önállóan rendelkezik a jegyző, amennyiben az előirányzattal nem önállóan rendelkezik a Képviselő-testület dönt,
• az önállóan működő Intézmények közbeszerzési eljárásai esetén - feltéve, hogy a beszerzéssel összefüggő költségvetési előirányzattal teljes jogkörrel rendelkezik az Intézmény vezetője, illetve az általa megbízott személy dönt, amennyiben az előirányzattal nem teljes jogkörrel rendelkezik, az adott előirányzat feletti rendelkezési jogosultsággal felruházott önállóan gazdálkodó költségvetési szerv vagy költségvetési egység vezetője, illetve az általa megbízott személy dönt.
3.2. Az ajánlatkérő nevében eljáró szerv vagy személy jogosult a közbeszerzési eljárás lefolytatásával külső szakértő személyt, vagy szervezetet megbízni.
Az ajánlatkérő nevében eljáró szervek vagy személyek
(Képviselő-testület, jegyző, intézményvezető)
hatáskörébe tartozó feladatok
3.3.
• dönt az (költségvetésével összhangban lévő) éves összesített közbeszerzési terv jóváhagyásáról,
• dönt az éves statisztikai összegzés elfogadásáról, valamint
• az előzetes összesített tájékoztató elkészítése esetén annak elfogadásáról,
• dönt az eljárás megindításáról,
• meghozza az adott közbeszerzési eljárást lezáró döntést (határozatot),
• engedélyezi a közbeszerzési eljárás külső szakértő személlyel vagy szervezettel történő lefolytatását, dönt a szakértő személyek, illetve szervezetek kiválasztásáról és megbízásáról,
• dönt a Közbeszerzési Döntőbizottság előtti, valamint a békéltetési eljárás megindításáról,
• jóváhagyja a Közbeszerzési Bizottság által elé terjesztett, az eljárás lefolytatásához szükséges, az eljárás során felmerült egyéb döntésekre vonatkozó javaslatokat.
• Kijelöli a bírálóbizottság tagjait
Közbeszerzési Bizottság
Az Önkormányzat és a Hivatal közbeszerzései esetén
3.4. Az ajánlatkérő nevében eljáró szerv vagy személy az Önkormányzat és a Hivatal közbeszerzési eljárásainak lefolytatásával összefüggő egyes feladatok ellátására Közbeszerzési Bizottságot (a továbbiakban: Bizottság) hoz létre.
3.5. A Bizottság 7 főből áll, amelynek elnökét, alelnökét és tagjait a Képviselő-testület választja meg saját tagjai közül.
3.6. A Bizottság üléseit az elnök, akadályoztatása esetén az alelnök vezeti. A Bizottság döntéseit egyszerű szótöbbséggel, határozati formában hozza. A Bizottság határozatképes, ha tagjai közül legalább 4 fő jelen van. Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt.
3.7. A Bizottság ülésén tanácskozási joggal részt vesz a
• jegyző,
• a közbeszerzési eljárással érintett Intézmény vezetője, vagy képviselője,
• a közbeszerzési referens,
• a közbeszerzési eljárásba bevont megbízott külső szakértő.
Az Intézmények közbeszerzései esetén
3.8. Az intézmények, mint ajánlatkérők kötelesek a Kbt. 8. § (3) bekezdése szerint legalább 3 tagú bírálóbizottságot (Bizottság) létrehozni. A Bizottság tagjai lehetnek az intézmények saját dolgozói és külső megbízott szakemberek is.
3.9. A 3.6. pontban leírtak irányadók az intézményi Bizottságokra is azzal, hogy a Bizottság határozatképes, ha tagjai közül legalább két fő jelen van.
A Bizottság ülésén a közbeszerzési referens tanácskozási joggal részt vehet.
3.10. A Bizottság üléseiről jegyzőkönyv készül, amely tartalmazza az ülés időpontját, helyét, a megjelentek és meghívottak nevét, a közbeszerzés tárgyát, a tanácskozás lényegét, a szavazás számszerű eredményét és a határozatokat. A jegyzőkönyvet az ülés vezetője írja alá. Az eljárást lezáró döntés esetén a jegyzőkönyv mellékletét képezik a bizottsági tagok írásos véleményét tartalmazó, a Kbt. 8.§ (3) bekezdése szerinti bírálati lapok.
3.11. A Közbeszerzési Bizottság feladata különösen:
Javaslatot tesz
• a közbeszerzési eljárás megindítására,
• a közbeszerzési eljárás fajtájának kiválasztására,
• a külső szakértőként igénybe venni kívánt személyek vagy gazdálkodó szervezetek megbízására,
• a közbeszerzési eljárásokban érvényesíteni kívánt pénzügyi, gazdasági, műszaki és jogi követelményekre,
• az elbírálás szempontjaira és az értékelés rendszerére,
• a bírálati határidő meghosszabbítására, amennyiben a beérkezett ajánlatok a Kbt.-ben meghatározott határidőn belül nem bírálhatók el.
• Értékeli a beérkezett ajánlatokat, részvételi jelentkezéseket,
• Döntési javaslatot tesz (a kijelölt bírálóbizottság döntési javaslata alapján) az ajánlatkérőnek a nyertes részvételi jelentkezés, illetve ajánlat kiválasztására (az ajánlattevők sorrendjére), valamint az eljárást lezáró döntés meghozatalára,
• Felügyeli a közbeszerzési eljárás tisztaságát, biztosítja a Kbt. alapelveinek érvényre juttatását, és a jogszabályi rendelkezések szigorú betartását,
• véleményezi az elé terjesztett egyéb dokumentumokat.
Közbeszerzési referens
3.12. A közbeszerzési eljárások előkészítése és lebonyolítása valamennyi ajánlatkérő esetében a közbeszerzési referens feladata. A közbeszerzési referenst a jegyző jelöli ki a Hivatal szakemberei közül. A közbeszerzési referens feladatainak ellátására olyan személy jelölhető ki, illetve bízható meg, aki megfelelő szakértelemmel rendelkezik. Megfelelő szakértelemnek minősül:
• A közbeszerzésekre vonatkozó jogszabályok ismerete és gyakorlata,
• az ajánlattevők pénzügyi, gazdasági, szakmai és műszaki alkalmassága felmérésére és megítélésére vonatkozó ismeretek és tapasztalatok,
• valamint az ajánlatkérő nevében eljáró személy, vagy szerv által esetenként meghatározott ismeretek és tapasztalatok megléte.
3.13. A közbeszerzési referens feladata különösen:
• összeállítja az Önkormányzatra és a Hivatalra vonatkozó előzetes összesített tájékoztatót, közbeszerzési tervet, éves statisztikai összegezést,
• kezdeményezi a közbeszerzési eljárás megindítását,
• szükség esetén kezdeményezi szakértők bevonását, javaslatot tesz a külső szakértőként igénybe venni kívánt személyek vagy gazdálkodó szervezetek megbízására,
• javaslatot tesz a közbeszerzési eljárásokban érvényesíteni kívánt pénzügyi, gazdasági, műszaki, szakmai és jogi követelményekre,
• gondoskodik az eljárás szakszerű, a jogszabályoknak megfelelő előkészítéséről, lefolytatásáról,
• előkészíti, elkészíti és döntésre az ajánlatkérő elé terjeszti az eljárás fajtájától függően az ajánlati felhívást, a részvételi felhívást, az ajánlattételi felhívást,
• kidolgozza az elbírálás szempontjait és az értékelés rendszerét,
• megteszi az eljárás során felmerülő szervezési és adminisztrációs, valamint az összes eljárási cselekmény részletes dokumentálásával kapcsolatos intézkedéseket,
• gondoskodik az eljárást megindító felhívások (az eljárás típusától függően az ajánlati felhívás, a részvételi felhívás, az ajánlattételi felhívás) összeállításáról és közzétételre történő megküldéséről,
• gondoskodik az ajánlati és a részvételi dokumentáció összeállításáról, beleértve a műszaki leírás, az esetlegesen szükséges tenderterv, a szerződéses feltételek, illetve a szerződéstervezet összeállítását,
• megszervezi az ajánlati és részvételi dokumentáció átadását, biztosítja a dokumentáció kellő példányszámú rendelkezésre állását,
• A jogszabályoknak megfelelően tájékoztatja az ajánlattevőket és egyéb szervezeteket, megszervezi a konzultációt és a helyszíni szemlét,
• szükség esetén megadja a kiegészítő tájékoztatást, elkészíti az ajánlatok elbírálásának befejezésekor az írásbeli összegezést, és az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót, valamint a Kbt. szerint kötelező egyéb tájékoztatókat,
• megszervezi az ajánlatok átvételét és bontását,
• megvizsgálja, hogy a beérkezett ajánlatok megfelelnek-e az ajánlati/részvételi, illetve az ajánlattételi felhívásban és a dokumentációban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek,
• a felhívásban meghatározott bírálati szempont alapján elbírálja a beérkezett ajánlatokat,
• szükség esetén írásban tájékoztatja a Közbeszerzési Bizottságot az eljárással kapcsolatos eseményekről, megszervezi a bizottság munkáját,
• tanácskozási joggal részt vesz a Közbeszerzési Bizottság munkájában,
• a bírálati határidő módosítása esetén az eredeti határidő lejárta előtt közvetlenül, írásban, egyidejűleg értesíti az ajánlattevőket,
• lebonyolítja a hiánypótlási eljárást, az ezzel kapcsolatos adminisztrációs feladatokat,
• kirívóan alacsony ellenszolgáltatás, illetve lehetetlen vagy túlzottan magas vagy alacsony ajánlati tartalmi elem, illetőleg kirívóan aránytalan kötelezettségvállalás esetén írásbeli indokolást kér az ajánlattevőtől, egyúttal intézkedik a többi ajánlattevő Kbt. szerinti értesítéséről,
• az ajánlatban található nyilvánvaló számítási hibát kijavítja,
• felvilágosítást kérhet az ajánlattevőtől a kizáró okokkal, az alkalmassággal, illetőleg az ajánlati felhívásban és a dokumentációban meghatározott iratokkal kapcsolatos nem egyértelmű nyilatkozatok, kijelentések, igazolások tisztázása érdekében,
• összeállítja a közbeszerzési eljárást lezáró döntés meghozatalához szükséges dokumentációt, amely tartalmazza az ajánlatok értékeléséről szóló írásbeli szakvéleményt, döntési javaslatot, az addig készült jegyzőkönyveket, és azt az ajánlatkérő elé terjeszti.
• megszervezi az eredményhirdetést,
• figyelemmel kíséri a közbeszerzési szerződés megkötését követően annak teljesítését, nem szerződésszerű teljesítés esetén haladéktalanul tájékoztatja az ajánlatkérőt,
• felügyeli a közbeszerzési eljárás tisztaságát, biztosítja a Kbt. alapelveinek érvényre juttatását, és a jogszabályi rendelkezések szigorú betartását.
• szükség esetén kezdeményezi jelen szabályzat módosítását,
• ellátja a jelen szabályzatban meghatározott egyéb feladatokat.
3.14. A közbeszerzési referens köteles a rábízott feladatot az ajánlatkérő, a nevében eljáró szerv érdekeinek és utasításainak, valamint a vonatkozó szakmai és jogszabályi követelményeknek megfelelően teljesíteni.
Bírálóbizottság
3.15. Az ajánlatkérő köteles a Kbt. 8. § (3) bekezdése szerint legalább 3 tagú bírálóbizottságot (Bizottság) létrehozni. A Bizottság tagjai lehetnek saját dolgozók és külső megbízott szakemberek is.
A Bizottság üléseiről jegyzőkönyv készül, amely tartalmazza az ülés időpontját, helyét, a megjelentek és meghívottak nevét, a közbeszerzés tárgyát, a tanácskozás lényegét, a szavazás számszerű eredményét és a határozatokat. A jegyzőkönyvet az ülés vezetője írja alá. Az eljárást lezáró döntés esetén a jegyzőkönyv mellékletét képezik a bizottsági tagok írásos véleményét tartalmazó, a Kbt. 8.§ (3) bekezdése szerinti bírálati lapok.
3.16. A bírálóbizottság feladatai:
•megvizsgálja, hogy a beérkezett ajánlatok megfelelnek-e az ajánlati/részvételi, illetve az ajánlattételi felhívásban és a dokumentációban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek,
•a felhívásban meghatározott bírálati szempont alapján elbírálja a beérkezett ajánlatokat,
•indokolt esetben kezdeményezheti, hogy az ajánlatkérő döntsön a bírálati határidő Kbt. szerinti meghosszabbításáról, amennyiben a beérkezett ajánlatok a Kbt.-ben meghatározott határidőn belül nem bírálhatók el,
•megállapítja a hiánypótlás tartalmát, terjedelmét, a hiánypótlást követően megvizsgálja, hogy a benyújtott ajánlat hiánypótlással nem érintett tartalma megegyezik-e az eredeti ajánlat tartalmával,
•az ajánlatban található nyilvánvaló számítási hibát kijavítja,
•felvilágosítást kérhet az ajánlattevőtől a kizáró okokkal, az alkalmassággal, illetőleg az ajánlati felhívásban és a dokumentációban meghatározott iratokkal kapcsolatos nem egyértelmű nyilatkozatok, kijelentések, igazolások tisztázása érdekében.
3.17. A közbeszerzési referens egyes feladatait a bírálóbizottság, mint az ajánlatok elbírálására és az eljárást lezáró döntési javaslat megfogalmazására létrehozott szerv tevékenysége keretében látja el.
II. A közbeszerzési eljárás lefolytatása
4. A közbeszerzési eljárás tervezése
4.1. Az Önkormányzat és a Hivatal vonatkozásában a közbeszerzési referens a költségvetési év elején elkészíti az önkormányzati költségvetési rendelettel összhangban a tárgyévben tervezett, közbeszerzési értékhatárt elérő beszerzésekről szóló éves összesített közbeszerzési tervet, és azt tárgyév március 31-ig az ajánlatkérő (Képviselő-testület) elé terjeszt elfogadásra.
A terv Kbt. szerinti nyilvánosságra hozataláról a közbeszerzési referens gondoskodik.
4.2. Az Intézmények vonatkozásában az intézményvezetők gondoskodnak a saját költségvetésükkel összhangban (az önkormányzati költségvetési rendeletben rájuk vonatkozó résszel összhangban) lévő éves összesített közbeszerzési terv elkészítéséről, illetve nyilvánosságának biztosításáról. Az intézményvezetők kötelesek közbeszerzési terveiket minden év március 31-ig a közbeszerzési referensnek megküldeni.
4.3. Az éves összesített közbeszerzési tervben a tervezett közbeszerzési eljárásokat várható értékhatár (közösségi, nemzeti, nemzeti alatti), fajta (nyílt, meghívásos, tárgyalásos) és tárgy (árubeszerzés, szolgáltatás megrendelése, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatási koncesszió) szerinti csoportosítással kell feltüntetni és meg kell határozni az egyes eljárások tervezett menetrendjét, határidőit, illetve a felelősségi rendet. A tervben kell feltüntetni az egyes eljárások során eljáró személyeket, közbeszerzési referenst, illetve azt, hogy az adott beszerzésről készül-e előzetes tájékoztató.
4.4. A közbeszerzési referens, illetve az intézményvezetők a Kbt. rendelkezéseinek megfelelően (csak közösségi értékhatárt elérő eljárások esetén kötelező) az önkormányzat, illetve az intézmények költségvetésével, valamint az éves összesített közbeszerzési tervvel összhangban elkészíti és a Kbt szerint hirdetmény útján közzéteszi az előzetes összesített tájékoztatót.
5. A közbeszerzési eljárás előkészítése
5.1. A közbeszerzési eljárás megindításának szükségessége esetén az éves összesített közbeszerzési terv alapján a közbeszerzési referens kezdeményezi az eljárás lefolytatását. Amennyiben az indítandó eljárás nem szerepel az éves összesített közbeszerzési tervben, a közbeszerzési referens a terv megfelelő módosítása mellett kezdeményezi az adott eljárás lefolytatását.
5.2. Az eljárás előkészítése során a közbeszerzési referens gondoskodik az eljárás fajtájának megfelelő felhívás elkészítéséről.
5.3. A közbeszerzési referens dokumentációt készít az éves közbeszerzési tervben, vagy - ha az adott eljárás a tervben nem szerepel - utólag, az eljárás kezdeményezésekor meghatározott menetrend szerinti határidőre.
A dokumentáció, vagy az eljárást megindító felhívás részeként meg kell adni a közbeszerzés tárgyára vonatkozó közbeszerzési műszaki leírást. A műszaki leírásban meg kell határozni különösen a műszaki és minőségi követelményeket, a megkövetelt teljesítményjellemzőket, a megfelelőség tanúsítását és ellenőrzését, a minőségbiztosítási rendszer tanúsítását.
A közbeszerzési referens kidolgozza a szintén a dokumentáció részét képező részletes szerződési feltételeket és elkészíti a szerződéstervezetet.
A közbeszerzési referens az előkészítés során köteles a Kbt. szerinti nyilatkozatokat (pl.: összeférhetetlenségi nyilatkozat) beszerezni, illetve megtenni.
A megfelelő eljárásfajta kiválasztása és a sikeres lebonyolítás érdekében a közbeszerzési referens gondoskodik az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetőleg piacfelmérésről, valamint a közbeszerzés becsült értékének felméréséről.
5.4. A közbeszerzési eljárás előkészítését követően a közbeszerzési referens véleményezésre a Bizottság elé terjeszti az eljárás fajtájától függő felhívás, a dokumentáció tartalmáról és az eljárás során alkalmazni kívánt egyéb tartalmi követelményekről szóló javaslatot.
5.5. A Bizottság véleményezés és az esetleges módosító javaslatok elfogadása után az eljárás megindítására, valamint az eljárást megindító felhívásnak és a dokumentációnak az általa véleményezett tartalommal történő elfogadására tesz javaslatot az ajánlatkérőnek.
6. A közbeszerzési eljárás megindítása és menete
6.1. A közbeszerzési eljárás az ajánlatkérő döntésétől függően lehet
• nyílt, meghívásos, valamint
• a törvényi (Kbt.) feltételek fennállta esetén tárgyalásos.
6.2. A Kbt. 41.§ (5) bekezdése értelmében a meghívásos és tárgyalásos eljárásra a nyílt eljárás szabályait kell megfelelően alkalmazni, kivéve, ha a Kbt. másként nem rendelkezik. Ennek megfelelően a jelen Szabályzatban a nyílt eljárás lefolytatására meghatározott szabályokat kell alkalmazni a meghívásos és tárgyalásos eljárások lefolytatására is azzal, hogy a meghívásos és tárgyalásos eljárásra meghatározott speciális szabályokat figyelembe kell venni és alkalmazni kell.
6.3. A Kbt. 6. § (2) bekezdés alapján az ajánlati/ajánlattételi és részvételi felhívás ellenjegyzésére az alábbi személyek jogosultak:
- közbeszerzési referens,
- hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybe vétele esetén a tanácsadó.
7. A nyílt eljárás megindítása
7.1. A Képviselő-testület döntését követően a közbeszerzési referens intézkedik az ajánlati/részvételi felhívás hirdetmény útján történő közzétételéről. A hirdetmény feladásánál különös figyelmet kell fordítani a közbeszerzés értékére:
• a közösségi értékhatárokat elérő, vagy meghaladó közbeszerzések esetén a hirdetményeket a Közbeszerzések Tanácsán keresztül kell megküldeni az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványai Hivatalának, amely azt közzéteszi az Európai Unió Hivatalos Lapjában és a hirdetmények elektronikus napilapjában (TED-adatbank),
• az ún. egyszerű közbeszerzések esetén a hirdetmények a Közbeszerzések Tanácsának Hivatalos Lapjában, a Közbeszerzési Értesítőben és annak elektronikus változatában jelennek meg,
7.2. A közbeszerzési referens felelős azért, hogy a dokumentáció a hirdetmény közzétételének napjától az ajánlattételi határidő lejártáig rendelkezésre álljon.
7.3. Az ajánlattételi határidő tartama alatt időben beérkezett, az ajánlati felhívásban és a dokumentációban foglaltakkal kapcsolatos írásbeli kiegészítő tájékoztatás iránti kérelemre a közbeszerzési referens, vagy a szakmailag illetékes témafelelős köteles a Kbt.-ben meghatározott időn belül válaszolni.
Amennyiben a kiegészítő tájékoztatás konzultáció formájában történő nyújtását az ajánlati felhívásban kikötötték, a közbeszerzési referens megszervezi a konzultáció helyét és időpontját.
7.4. A benyújtott ajánlatok átvételét átvételi elismervénnyel kell igazolni, amelyen fel kell tüntetni az átvétel pontos időpontját (év, hónap, nap, óra, perc). A közbeszerzési referens köteles gondoskodni a benyújtott ajánlatok sorszámmal való ellátásáról, az ajánlatok benyújtása menetének vezetéséről, valamint azok biztonságos megőrzéséről.
7.5. Az ajánlattételi határidő meghosszabbításáról, az ajánlati felhívásban, illetve a dokumentációban meghatározott feltételek ajánlattételi határidő lejárta előtti módosításáról, valamint az ajánlat visszavonásáról a közbeszerzési referens javaslata alapján az ajánlatkérő dönt. Az erről szóló hirdetmények közzétételéről a közbeszerzési referens haladéktalanul köteles intézkedni.
8. Az ajánlatok bontása
8.1. Az ajánlattételi határidő lejártakor meg kell kezdeni a benyújtott ajánlatok bontását. Az ajánlatok felbontását a közbeszerzési referens szervezi meg, ennek keretében gondoskodik
• a jelenlétre nem jogosult személyek kiutasításáról,
• megfelelő helyiség biztosításáról,
• a bontási jegyzőkönyv készítéséről,
• a bontási eljárás jogszerűségének biztosításáról,
8.2. A bontási eljárás vezetője a közbeszerzési referens.
9. Az ajánlatok elbírálása
9.1. Az ajánlatok elbírálása a kbt. 8. § (3) bekezdése alapján kijelölt bírálóbizottság feladata.
9.2. Az ajánlatok elbírálása két szakaszban zajlik:
9.2.1. Az első szakaszban a bírálóbizottság formai (alaki) szempontból vizsgálja a szabályosan benyújtott ajánlatokat, melynek során vizsgálja, hogy az ajánlatok megfelelnek-e az ajánlati felhívásban és a dokumentációban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek. E körben vizsgálja meg a az ajánlatkérő, valamint a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó szerződés teljesítésére való alkalmasságát vagy alkalmatlanságát. Ennek során ellenőrizni lehet az ajánlatkérő által benyújtott igazolások eredetiségét, illetve a hitelesített másolatok megfelelőségét is.
A bírálóbizottság köteles megállapítani, hogy mely ajánlatok érvénytelenek, illetőleg van-e olyan ajánlattevő, akit az eljárásból ki kell zárni.(Kbt. 81.§(3))
9.2.2.A bírálati eljárás második szakaszában az érvényes ajánlatok tartalmi jellegű értékelése zajlik.
Az érvényes ajánlatokat az ajánlati felhívásban meghatározott bírálati szempont alapján, illetőleg a Kbt. 81.-90.§-ában foglaltak figyelembe vételével kell értékelni.
9.3. A közbeszerzési referens felelős
• az elbírálásra vonatkozó határidő betartásáért,
• hiánypótlás engedése esetén annak lebonyolításáért.
9.4. A közbeszerzési referens lebonyolítja továbbá az ajánlatok elbírálásával összefüggésben kért felvilágosítással, a kirívóan alacsonynak értékelt ellenszolgáltatást tartalmazó ajánlatokkal, valamint a lehetetlennek, vagy túlzottan alacsony vagy túlzottan magas mértékűnek, illetőleg kirívóan aránytalannak értékelt kötelezettségvállalást tartalmazó ajánlatokkal kapcsolatos feladatokat.
9.5. A bírálóbizottság az elbírálási eljárás lefolytatása után - szakvélemény formájában - javaslatot terjeszt a Közbeszerzési Bizottságon keresztül az ajánlatkérő elé az érvényes ajánlatok rangsoráról és az eljárás nyertesének javasolt ajánlattevő megnevezésével az eljárást lezáró döntésről. Amennyiben az eljárást lezáró döntés eltér a javaslattól, a döntéshozó köteles ennek indokát írásba foglalni.
9.6. Amennyiben az ajánlatkérő nem ért egyet a bírálóbizottság javaslatával, indokolással ellátva egy alkalommal visszaküldheti felülvizsgálatra az ügyet. A bírálóbizottság köteles 3 munkanapon belül újabb javaslatot tenni.
9.7. Az ajánlatkérő a bírálóbizottság javaslatától eltérő tartalmú határozatot is hozhat. Ez esetben az ajánlatkérőt terheli a döntéssel kapcsolatos teljes felelősség és az esetleges jogkövetkezmények.
9.8. A közbeszerzési referens az ajánlatok elbírálásakor, illetve azt követően haladéktalanul köteles írásban tájékoztatni az ajánlattevőt kizárásáról, alkalmatlanságának megállapításáról, ajánlatának egyéb okból történt érvénytelenné nyilvánításáról és annak indokáról.
9.9. A közbeszerzési referens az elbírálás befejezésekor az ajánlatokról írásbeli összegezést készít.
10. Eredményhirdetés
10.1. A közbeszerzési referens gondoskodik az eljárás eredményének az ajánlatok felbontásától számított harminc - építési beruházás esetén hatvan - napon belüli, az ajánlati felhívásban meghatározott időpontban történő kihirdetéséről. Ennek során
• intézkedik megfelelő helyiség biztosításáról,
• lefolytatja az eredményhirdetést,
• gondoskodik az írásbeli összegzés ajánlattevők részére történő átadásáról, illetve előírás szerinti megküldéséről.
10.2. A közbeszerzési referens az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót köteles közzétetetni.
10.3. Az eredményes közbeszerzési eljárás alapján a szerződés megkötésének lebonyolítása a közbeszerzési referens feladata. Ezzel kapcsolatban ellenőrzi, hogy a nyertes ajánlattevő a részére előírt gazdasági társaság alapítását kezdeményezte-e a Kbt-ben meghatározott határidőn belül. Amennyiben a nyertes ajánlattevő ezt elmulasztja, a közbeszerzési referens haladéktalanul tájékoztatja az ajánlatkérőt. A közbeszerzési referens köteles ellenőrizni, hogy a nyertes ajánlattevő a szükséges felelősségbiztosítással rendelkezik-e. A közbeszerzési referens felelős továbbá azért, hogy építési beruházás esetén megtörténjen – amennyiben az a jogszabályi előírások szerint szükséges - a műszaki ellenőr kijelölése.
11. Két szakaszból álló eljárások
11.1. Meghívásos eljárás
11.1.1.A meghívásos eljárás a nyílt eljárás mellett szabadon választható eljárás, nem kell külön törvényi feltételeknek megfelelni. Az egyes eljárási cselekményekre a nyílt eljárásra meghatározott eljárási rendet kell a 11.1. pontban foglalt speciális szabályok kivételével alkalmazni.
11.1.2.A meghívásos eljárás első szakasza az ún. részvételi szakasz, melynek során nem kérhető és nem nyújtható be ajánlat és az ajánlatkérő csak az ajánlattevő szerződés teljesítésére való alkalmasságáról vagy alkalmatlanságáról dönthet.
11.1.3. A meghívásos eljárásban a meghívandó személyek és szervezetek kijelöléséről a Bizottság javaslatára az ajánlatkérő dönt.
11.1.4.A meghívásos eljárás részvételi felhívással indul, melynek elkészítéséért a közbeszerzési referens felel, aki kezdeményezheti keretszám meghatározását.
11.1.5. A meghívásos eljárás részvételi szakaszában nem kötelező a részvételi dokumentáció elkészítése.
11.1.6. A részvételi eljárás során az ajánlatkérő által kiválasztott, érvényes ajánlatot benyújtó és alkalmas ajánlattevők részére a közbeszerzési referens ajánlattételi felhívást küld.
11.2. Tárgyalásos eljárás
11.2.1. Amennyiben az éves közbeszerzési tervben nincs meghatározva, hogy az adott beszerzésre tárgyalásos eljárást kell alkalmazni, illetőleg a tárgyalásos eljárás Kbt-ben meghatározott alkalmazási feltételei később állnak be, a közbeszerzési referens tájékoztatja a Közbeszerzési Bizottságot és az ajánlatkérőt a tárgyalásos eljárás alkalmazásának lehetőségéről. Az ajánlatkérő dönt az eljárás hirdetménnyel vagy anélkül történő megindításáról.
11.2.2. A hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás részvételi felhívással, a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás az ajánlattételi felhívás megküldésével indul.
11.2.3.A közbeszerzési referens felelős azért, hogy az ajánlattételi felhívás tartalmazza a tárgyalás lefolytatásának menetét és alapvető szabályait, valamint az első tárgyalás időpontját is.
11.2.4. A közbeszerzési referens felel továbbá az ajánlattételi felhívásnak és a Kbt. 132. §-ban meghatározott tájékoztatónak a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás megkezdése napján a Közbeszerzési Döntőbizottságnak történő megküldéséért.
12. Egyéb rendelkezések
12.1. A közbeszerzési referens az éves összesített közbeszerzési terv kidolgozásakor, illetve a terv elfogadását követően, az utólag felmerült közbeszerzési igényre vonatkozóan köteles tájékoztatni az ajánlatkérőt, ha a Kbt. szerinti gyorsított, egyszerűsített, illetve egyéb (pl.: építési koncesszióval kapcsolatos, tervpályázati, stb.) eljárásra van lehetőség, illetőleg kötelezettség.
12.2. A közbeszerzési referens az ajánlatkérő előző évi beszerzéseiről éves statisztikai összegzést készít, melyet véleményezésre a Közbeszerzési Bizottság elé terjeszt.
A Közbeszerzési Bizottság az éves statisztikai összegzés elfogadásáról szóló döntési javaslatot terjeszt az ajánlatkérő elé.
Az éves statisztikai összegzés elfogadását követően a közbeszerzési referens intézkedik az összegzés Közbeszerzések Tanácsa részére minden év május 31-ig történő megküldéséről.
Az intézmények előző évi beszerzéseiről szóló éves statisztikai összegezés elkészítéséről és a Közbeszerzések Tanácsa részére történő megküldéséről az intézményvezetők kötelesek gondoskodni.
12.3. A közbeszerzési eljárásban részt vevő közbeszerzési referens és egyéb személyek (pl.: megbízott külső szakértő) kötelesek haladéktalanul bejelenteni a Közbeszerzési Bizottságnak, ha a Kbt, az ezzel kapcsolatos egyéb jogszabályok, valamint jelen szabályzat megsértését észlelik.(pl.: eljárási hiba)
12.4. A közbeszerzési eljárás minden szakaszában vizsgálni kell, hogy az eljárásban résztvevővel szemben fennáll-e a Kbt. 10. §-a szerinti valamely összeférhetetlenségi ok. Az eljárásban részt vevő haladéktalanul köteles bejelenteni, ha vele szemben összeférhetetlenségi ok áll fenn, illetve az eljárás során összeférhetetlenség keletkezett. Az érintett az összeférhetetlenségről való tudomásszerzést követően az eljárásban nem vehet részt.
12.5. Az ajánlatkérő eljárást lezáró döntéséig, illetve az eredményhirdetési eljárás befejezéséig a közbeszerzési eljárásban résztvevő személyek az eljárással kapcsolatos információkat nem hozhatnak nyilvánosságra.
12.6. Az ajánlattevő részéről felmerülő törvénysértés, illetve egyéb jogszabálysértés észlelése esetén a jogszabálysértést észlelő személy haladéktalanul tájékoztatja az ajánlattevőt. Az ajánlatkérő dönthet a Kbt. XI. fejezete szerinti békéltetési eljárás kezdeményezéséről is.
13. A közbeszerzési eljárás dokumentálása
13.1. A közbeszerzési referens felelős az ajánlatkérő hatályos iratkezelési szabályzatának, illetve a Kbt. 7.§-ában meghatározott rendelkezéseknek megfelelően az eljárás teljes dokumentálásáért. A dokumentálási kötelezettség kiterjed az eljárás előkészítésének kezdetét követően az eljárás során született szerződés teljesítéséig az összes eljárási cselekmény (iratok, tájékoztatók, jegyzőkönyvek, engedélyek, levelezés, stb.) részletes dokumentálására.
13.2. A közbeszerzési eljárások dokumentálását a Polgármesteri Hivatal iratkezelési szabályzatának megfelelően kell elvégezni.
13.3. A közbeszerzési eljárás befejezését követően az eljárás eredeti dokumentumait a közbeszerzési referens – adott esetben - átadja az intézményvezetőknek, egy másolati példányt pedig a Hivatal irattárában helyez el.
13.4. A közbeszerzési eljárás során keletkezett valamennyi dokumentumot 5 évig meg kell őrizni.
13.5. Az eljárás folytatása alatt, illetve az eljárás befejezését követően a közbeszerzési referens - illetve a dokumentumoknak az intézmény részére történő átadását követően az intézményvezető - köteles gondoskodni arról, hogy az eljárás dokumentumaiba csak az arra jogosultak tekinthessenek be. A betekintés időpontjait, annak célját és a betekintő személyt az ügyirat belsejében dokumentálni kell.
14. Az eljárásban részt vevők felelőssége
14.1. A közbeszerzési eljárással kapcsolatos (a Kbt-ben, az azzal kapcsolatos jogszabályokban és jelen Szabályzatban meghatározott) kötelezettségek megszegése, vagy elmulasztása esetén az eljárásban részt vevő személyek, illetve szervezetek felelősségére az ajánlatkérővel fennálló jogviszonyra, valamint az egyéb kötelességszegésekre (Kbt., Ptk.) vonatkozó felelősségi szabályokat kell megfelelően alkalmazni.
14.2. Az ajánlatkérő felel az általa elfogadott eljárás során, illetve az eljárás végén hozott határozatért.
14.3. A bírálóbizottság tagjai egyetemlegesen felelnek a Kbt. 8. § (3) bekezdésében meghatározott és egyetértő szavazatukkal támogatott bizottsági határozat, valamint döntési javaslat törvényességéért.
14.4. A közbeszerzési referens felelős a jelen szabályzatban meghatározott feladatai jelen szabályzatnak, valamint a Kbt.-nek és a vonatkozó jogszabályoknak megfelelő teljesítéséért.
14.5. A közbeszerzési eljárásba külön megállapodással bevont külső szakértő, hivatalos tanácsadó személy vagy szervezet felel minden olyan döntésért, illetve az abból adódó kár, bírság, stb. megfizetéséért, amely a vele kötött megbízási szerződésben meghatározott feladatok nem szerződésszerű teljesítése miatt keletkeznek.
A közbeszerzési eljárásban igénybe vett hivatalos közbeszerzési tanácsadó, illetve egyéb külső szakértő felelősségére vonatkozó szabályokat a velük kötött szerződésben rögzíteni kell.
15. Belső ellenőrzés
15.1. A közbeszerzési referens munkáját egyrészt a munkáltatói jogok gyakorlója, a Bizottság és az ajánlatkérő, a Bizottság munkáját és eljárását az ajánlatkérő jogosult ellenőrizni.
15.2. A jelen Szabályzatban meghatározott eljárási rend megsértésének gyanúja esetén az ellenőrzést az ellenőrzésre jogosult utasítására, illetve megbízására a Hivatal belső ellenőre végzi, jogszabálysértés gyanúja esetén az ellenőrzést a belső ellenőr és az önkormányzat jegyzője együttesen folytatja le.
15.3. Az ellenőrzés eredményéről a belső ellenőr, illetve a jegyző írásban haladéktalanul tájékoztatja a Bizottságot és az ajánlatkérőt.
15.4. Jelen szabályzat megsértése, illetve jogszabálysértés esetén a 14. pontban meghatározottak szerint a kötelességsértést megvalósító személy és az ajánlatkérő között fennálló jogviszonyra vonatkozó felelősségi szabályok szerint kell eljárni.
15.5. Az ajánlatkérő jogosult az ellenőrzés lefolytatásával külső ellenőrző személyt vagy szervezetet megbízni.
16. Hatálybalépés
Jelen szabályzat elfogadása napján lép hatályba. Rendelkezéseit – amennyiben az lehetséges - a folyamatban lévő közbeszerzésekre is alkalmazni kell.
Kisújszállás, 2009. június …..